¿Tiene tiempo de sobra? ¿Le alcanza para hacer todo lo que quiere? Tal vez sea de los pocos afortunados que pueden responder afirmativamente. Son muchos los que sienten que andan en una carrera contra el reloj para cumplir con todas las actividades laborales y compromisos , en ocasiones teniendo que dejar por fuera de las atestadas agendas la recreación e incluso horas de descanso.
El tiempo es oro, reza el dicho. A diferencia del oro o el dinero, el tiempo perdido o mal gastado es muy difícil de recuperar. Al igual que el dinero, el tiempo es un recurso, que se puede aprender a manejar efectivamente para nuestro beneficio y del entorno donde nos desenvolvemos.
Más que querer controlar el tiempo, la idea es organizarnos en función del tiempo. ¿Qué hacer?
Prioridades
Si tiene claro sus objetivos y lo que quiere haber alcanzado al terminar el día, la semana y el mes, así como sus metas a mediano y largo plazo, podrá establecer sus prioridades y dedicarle tiempo a las actividades según la importancia que tienen para sus objetivos.
Planificación
Tómese unos minutos cada día para planificar lo del día y utilice los últimos cinco minutos de la jornada para revisar si cumplió lo que había planificado.
Planifique una revisión de sus actividades y del cumplimiento de los objetivos que se ha trazado a mediano y a largo plazo.
Lo importante y lo urgente
Hay actividades que son importante, como por ejemplo la planificación y la prevención, que si no atienden pueden convertirse en asuntos urgentes. Asimismo, hay urgencias que no son importantes; es decir, cosas que tiene que atender de inmediato, como llamadas telefónicas y otras interrupciones, que le quitan tiempo para lo que realmente le importa y beneficia.
Al final de este texto, se incluye la Matriz de la Administración del Tiempo que propone Stephen Covey en su libro Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva. En ella se combina las dimensiones de lo No importante e Importante con lo No Urgente y lo Urgente. Resulta interesante revisar qué cantidad de tiempo le dedica a cada dimensión.
Lo ideal es manejarse en el cuadrante que combina lo Importante con lo No urgente; lo cual indica que se da suficiente tiempo a la planificación y a establecer prioridades y se cumple con los planes.
Si usted no tiene definida sus metas claramente, "es fácil despreciar cosas Importantes y dejarse distraer por las Urgentes", señala Covey.
Agenda
Es muy recomendable llevar por escrito sus actividades; así podrá visualizarlas y mantener presente cuáles son las importantes y las urgentes.
Llevar una agenda le permite dejar en un papel una gran cantidad de cosas que le ocupan espacio en la mente. Mientras más cosas tenga en la mente con la etiqueta de "cosas por hacer" más sentirá que se le acorta el tiempo.
Si especifica el tiempo que le dedicará a cada actividad en su agenda podrá planificar y organizarse mejor. Al hacer una revisión, podrá saber si dicha actividad le tomó más horas de lo pensado inicialmente, analizar las razones y las posibles correcciones. Si se le asigna más tiempo de lo necesario a un asunto luego podrá reducirlo para evitar ineficiencia en el manejo del tiempo.
Tenga en cuenta un tiempo para los imprevistos.
Por roles
Es recomendable hacer la planificación de actividades según sus roles: como individuo, padre o madre, hijo, pareja, trabajador, etc. Establezca sus roles y los objetivos que quiere alcanzar en cada uno de ellos; póngales fecha de ejecución y de revisión.
Como individuo debe atender su salud, lo que incluye la cantidad adecuada para el descanso. No dormir lo suficiente por ocuparse en otras cosas puede hacerle "perder" más tiempo luego, al tener que estar en una cama días o semanas recuperándose de alguna enfermedad.
Biorritmos
Algunas personas son más noctámbulas, otras más tempraneras. Aproveche sus horas más productivas para las actividades que le requieran mayor atención y creatividad.
Registro
Para tomar conciencia en qué está empleando su tiempo se recomienda anotar, durante una semana, por ejemplo, cada una de las actividades que realiza a diario. Si hace una llamada, anote cuánto tiempo le llevó, así como la cantidad de veces que habla por teléfono. Anote cuántos minutos le dedica a revisar sus correos electrónicos, a las conversaciones, a las reuniones, etc.
Distractores
Es muy probable que en su día haya una considerable cantidad de los llamados "ladrones de tiempo", al igual que asuntos que realmente puede delegar, atender a distancia o eliminar definitivamente de su agenda.
Las llamadas telefónicas no importantes, trivialidades, cadenas en los correos electrónicos, etc. son asuntos No importantes No urgente que le roban tiempo.
Conversaciones de pasatiempo
Hay conversaciones que sólo matan el tiempo. En los pasillos, por teléfono, e incluso en las reuniones de trabajo se puede caer en estas conversaciones en las que no se busca resolver nada, no hay propuestas, no se explora el punto de vista de los otros, ni posibles soluciones; ni siquiera se busca hacer catarsis. Los temas típicos son el estado del tiempo, enfermedades, farándula, etc.
Otras Recomendaciones
-Delegue.
-Aprenda a decir que no.
-Evite los perfeccionismos.
-Sea conciso y concreto, tanto en su forma de hablar como en el actuar.
-Haga un buen uso del correo electrónico y del teléfono. Fíjese un horario para revisar sus correos. Limite el tiempo de sus llamadas.
-Sea puntual y exija puntualidad.
-Sea realista, el día sólo tiene un cantidad finita de horas.
